Todos tenemos que inventariar o registrar en algún momento equipos o hardware nuevo en este caso computadoras y otros dispositivos electrónicos en la empresa, para tener un control sobre ellos.
En este post encontrarán una serie de 16 pasos para inventariar de forma correcta, hacer entrega del equipo de forma transparente al usuario final.
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1
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Inspección
de lugar donde se va a instalar el equipo nuevo, que tenga toma corriente
seguro, libre de humedad, que se pueda acomodar bien sin que afecte la
movilidad del usuario para evitar accidentes de trabajo.
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2
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Aclarar especificaciones técnicas y
de uso del hardware, teniendo en cuenta la vida útil del hardware (6 años).
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3
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Explicar a gerencia, administración o persona
encargada de la parte financiera, el motivo por el cual se debe adquirir el
hardware.
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4
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Definir proveedores para ver equipos
disponibles (de 2 a 3 proveedores).
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5
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Ver catálogo de equipos y solicitar cotización a
proveedor.
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6
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Generar orden de compra.
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7
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Aprobación con firma en la orden de compra por
parte de gerencia, administración o persona encargada de la parte
financiera.
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8
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Confirmar compra con proveedor y
enviarles la orden de compra y cotización.
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9
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Adquisición física del equipo en las
instalaciones de la empresa.
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Verificar estado del equipo al
momento de la entrega junto con la persona que realiza la entrega.
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Identificar equipo con un código de inventario.
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Instalación de software necesario
para el trabajo de la persona que va a utilizar el equipo.
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Creación de 2 perfiles de usuarios. Uno como
perfil administrador y otro como usuario estándar. Para tener control sobre
la cuenta estándar.
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Realizar hoja de vida del equipo
(HOJA DE VIDA PC), en la cual se identifica las especificaciones del
hardware, software instalados, dirección IP, Mac, usuario que lo va utilizar,
área de asignación, dispositivos que conforman el equipo o hardware, fecha de
asignación, etc.
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15
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Realizar hoja de vida general de equipos (HOJA DE
VIDA DE EQUIPO), en la cual se especifica información de compra, como el
valor, la fecha, numero de factura, proveedor, etc. Y algunas
especificaciones del equipo.
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Realizar entrega del equipo o
hardware al usuario asignado, y que firme en un acta de entrega, para que
pueda ser utilizado sin ningún inconveniente. Esta acta de entrega será
anexada a la hoja de vida del equipo.
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